La version de mise en page de la soumission a été préparée par le réviseur de copie selon les normes du journal. L’éditeur de la mise en page fera la mise en page de la soumission dans le format de fichier approprié et le style de mise en page du journal. L’éditeur de mise en page aura recours à des logiciels de tierces-parties pour préparer les fichiers qui sont codés en HTML, PDF, PostScript, etc. (i.e. Dreamweaver, Front Page, Acrobat). Le directeur du journal peut aussi mettre à la disposition des éditeurs de mise en page un jeu d’instructions de mise en page pour les aider à formater correctement les fichiers pour publication.

Téléchargement des galées vers le serveur. Lorsque l’éditeur de la mise en page télécharge un fichier de formatage des galées, le système identifiera typiquement le fichier basé sur son suffixe (i.e. PDF, HTML), ainsi que fournira le l’information sur la grosseur du fichier et son nom original. Cette étiquette, qui apparaitra dans la table des matières du journal en relation avec l’ouvrage publié, dira aux lecteurs dans quel format de fichier est l’ouvrage publié. L’éditeur de la mise en page a aussi l’option d’étiqueter le fichier manuellement. L’éditeur de la mise en page peut télécharger vers le serveur plus d’un format de fichier de galées, effacer des fichiers qui ont déjà été téléchargés, et modifier certaines informations, tel le nom du fichier. En téléchargeant vers le serveur des fichiers HTML, les images et les listes de caractères doivent aussi être téléchargées avec le fichier .htm ou .html.

Fichiers supplémentaires. Si l’auteur a téléchargé des fichiers supplémentaires, ils sont déjà en place. Ils seront publiés dans le journal dans leur format original, à moins que le journal n’ait une politique spéciale en ce qui regarde leur préparation (tel les chiffres ou illustrations). Même si la politique est de les publier dans leur format original, l’éditeur de la mise en page peut souhaiter consulter les fichiers pour s’assurer qu’ils sont lisibles et pour voir s’il y a un moyen pour les rendre plus conformes au style et aux normes du journal. Les fichiers supplémentaires peuvent être crées, modifiés, écrasés et effacés par l’éditeur de mise en page (ainsi que par l’auteur, si requis à cause de certains aspects du format de fichier).